Reglamento para Expositores
Lugar, Fechas y Horarios de la Exposición
LASA2023 tendrá lugar en el Centro de Convenciones de Vancouver, en Vancouver, Columbia Británica. La Sala de Exposiciones estará abierta el jueves 25, el viernes 26 y el sábado 27 de mayo de 9:30 a 19:30.
Instalación y Desmontaje
Las y los expositores montarán sus estands el miércoles 24 de mayo de 14:00 a 20:00 (sujeto a cambios). Los expositores podrán desmontar sus estands el sábado 27 de mayo, de 19:30 a 22:00. El desmontaje de los estands deberá hacerse durante esas horas, no se permite el desmontaje anticipado.
Asignación de Espacio
La asignación de estands se realiza al realizar la compra o será asignada por el personal de LASA cuando se haya enviado el formulario de reserva. El espacio del estand sólo podrá ser ocupado y gestionado por el expositor que pagó originalmente. Los patrocinarán tendrán sus estands en lugares destacados.
Condiciones para Exponer y Anunciarse
Los contenidos y materiales expuestos deben ser coherentes con la disciplina de los Estudios Latinoamericanos y el desarrollo profesional de académicos, profesionales, educadores y estudiantes. LASA se reserva el derecho de restringir las exhibiciones y materiales publicitarios que sean inconsistentes con la referencia mencionada anteriormente y que interfieran con el buen desarrollo de la exhibición en general.
Tarifas de Alquiler y Pago
El pago deberá efectuarse en su totalidad al efectuar la compra. La fecha límite de adquisición es el 24 de marzo de 2023.
Cancelación
Cualquier cancelación antes del 1 de abril de 2023 será reembolsada con una deducción de 350 dólares en concepto de servicios. Las cancelaciones posteriores al 1 de abril de 2023 no serán reembolsadas. LASA se reserva el derecho de reorganizar el plano si surge algún problema. Si un expositor no ocupa el espacio contratado antes del jueves 25 de mayo a las 9:30 a.m., el espacio podrá ser reasignado por LASA sin obligación de reembolso. Si el expositor llega después de la hora de montaje, se le reasignará un espacio.
Inscripción
La inscripción se realizará antes del Congreso mediante el envío de los nombres y direcciones de correo electrónico del personal del estand de exposición. Un representante de LASA o de MaestroMeetings se pondrá en contacto con el contacto principal para recabar dicha información. Se proporcionarán tres inscripciones gratuitas por estand. Los expositores deberán llevar siempre su acreditación para acceder a la Sala de Exposiciones. Los distintivos son intransferibles y sólo podrán llevarlos los representantes del expositor que hayan pagado originalmente. Sólo las personas autorizadas podrán acceder a la Sala de Exposiciones durante las horas de instalación y desmontaje.
Nota: Las y los participantes en el Congreso debut adquirir su inscripción. Las acreditaciones de Expositor no dan derecho a participar en el Congreso.
Leyes y Reglamentos
Los expositores deberán cumplir todas las normas contra incendios, sanitarias y de seguridad del Centro de Convenciones. Los materiales de exposición sobrantes deberán almacenarse adecuadamente con los servicios de Levy Expo, no almacenarse debajo de las mesas del estand, en los pasillos o detrás de las cortinas. No está permitido construir en los laterales de las mesas de los estands, en los pasillos ni detrás de las cortinas. No se permite ninguna construcción en los laterales del estand que pueda obstaculizar la visión de los estands adyacentes. Durante las horas de exposición, los expositores no deben dejar sus estands desatendidos. Durante la exposición está prohibido ceder o subarrendar cualquier espacio asignado. Los expositores son responsables de obtener un seguro que cubra sus bienes. Los expositores entienden que ni LASA ni el Centro de Convenciones de Vancouver son responsables de proporcionar seguros a los expositores.
Ventas e Impuestos
Cualquier expositor que realice ventas durante el Congreso es responsable de obtener una licencia válida y de recaudar el impuesto sobre las ventas en la Sala de Exposiciones. Los expositores son responsables de contar con todos los requisitos comerciales y aduaneros asociados a la ciudad de Vancouver, Canadá.
Seguridad
LASA se encargará de la seguridad durante la instalación y el desmontaje y cuando el salón de exposiciones esté cerrado al público. Sin embargo, LASA y el Centro de Convenciones de Vancouver no se responsabilizan de la pérdida o robo de los materiales de los expositores. LASA y el Centro de Convenciones de Vancouver no se responsabilizan de los daños o perjuicios causados a los bienes, empleados o agentes del expositor por robo, incendio, accidente u otras causas. Por la presente, el expositor exime a LASA y al Centro de Convenciones de Vancouver de cualquier reclamación de este tipo de cualquier tipo y naturaleza, y se compromete a indemnizar a LASA y al Centro de Convenciones de Vancouver por cualquier reclamación derivada de las actividades del expositor, sus directivos y empleados.
Eventos Privados
Los expositores no podrán programar ni celebrar eventos privados, cócteles, eventos especiales u otras recepciones sin el consentimiento de la persona encargada de coordinar los proyectos especiales. Los eventos sociales deben programarse sin que interfieran con las actividades de la exposición.
Daños Materiales
El expositor es responsable de los daños causados por él mismo, sus agentes, empleados o representantes a los suelos, paredes o columnas del edificio, o al equipamiento estándar del estand, o a la propiedad de otros expositores. Está prohibido utilizar cualquier tipo de pintura, laca, adhesivo u otros recubrimientos en las columnas, suelo o paredes del edificio, o en el equipamiento del estand.
Mano de Obra
Todo el trabajo para el espacio de exposición proporcionado debe ser realizado por personal del sindicato con jurisdicción local o por su propio personal y necesitan tener una identificación visible de su empresa. Los expositores pueden utilizar los servicios de Levy Expo. LASA no será responsable de ninguna tasa o cargo extra por los servicios contratados por el expositor.
Otros
Todos los puntos no contemplados específicamente en este reglamento están sujetos a la decisión de LASA. LASA podrá, a su entera discreción, realizar cambios, modificaciones o adiciones razonables al Reglamento de Contratación. LASA notificará por escrito a los expositores cualquier cambio o adición a este reglamento.