Regulamentos para o Expositor
Local, Datas e Horas de Exibição
A LASA2023 ocorrerá no Centro de Convenções de Vancouver, em Vancouver, British Columbia. O Salão de Exposições estará aberto na quinta-feira, 25 de maio; sexta-feira, 26 de maio, e sábado, 27 de Maio, das 9:30 às 19:30.
Instalação e Desmontagem
Os expositores montarão as suas exposições na quarta-feira, 24 de maio, das 14:00 às 20:00 (sujeito a alterações). Os expositores podem desmontar as suas exposições no sábado, 27 de maio, das 19:30 às 22:00 horas. O desmantelamento dos estandes deve ser concluído durante esse período, não é permitido o desmantelamento antecipado.
Atribuição de Espaço
As atribuições dos estandes são feitas no momento da compra ou serão atribuídas pelo pessoal da LASA quando um formulário de encomenda em papel tiver sido submetido. O espaço do estande só pode ser ocupado e operado pelo expositor pagador original. Aos patrocinadores serão concedidos estandes de localização privilegiada.
Elegibilidade para Expor e Anunciar
O conteúdo e material em exposição devem ser consistentes com a disciplina de Estudos Latino-Americanos e o desenvolvimento profissional de estudiosos, profissionais, educadores e estudantes. A LASA reserva-se o direito de restringir exposições e materiais publicitários que sejam inconsistentes com a referência acima mencionada e que interfiram com o melhor interesse da exposição em geral.
Preços de Aluguel e Calendário de Pagamentos
O pagamento é devido em sua totalidade no momento da compra. O prazo para a compra é 24 de março de 2023.
Cancelamento
Todo cancelamento antes de 1 de abril de 2023 será reembolsado descontado de uma taxa de serviço de $350. Nenhum cancelamento após 1 de abril de 2023 será reembolsado. A LASA reserva-se o direito de reordenar a planta se surgir algum problema. Se um expositor não ocupar o espaço contratado até quinta-feira, 25 de maio, às 9h30, o espaço poderá ser reatribuído pela LASA sem obrigação de reembolso. O expositor que chegar após o tempo de montagem deve ocupar um espaço realocado.
Registro
O registro ocorrerá antes do Congresso, enviando-se os nomes e endereços de correio eletrônico do pessoal do seu estande de exposição. Um representante da LASA ou MaestroMeetings entrará em contato com o contato principal para recolher essas informações. Serão fornecidas três inscrições de cortesia por estande. Os expositores são obrigados a usar sempre os seus crachás para a admissão no Salão de Exposições. Os crachás são intransmissíveis e só podem ser usados pelos representantes originais pagantes dos expositores. Só serão permitidos representantes autorizados do estande no Salão de Exposições durante as horas de montagem e desmontagem.
Observação: Os participantes do Congresso são obrigados a adquirir o registro no Congresso. Os crachás dos expositores não se qualificam para a participação no congresso.
Leis e Regulamentos
Os expositores devem cumprir todos os regulamentos relativos a incêndio, saúde e segurança no Centro de Convenções. Os materiais em excesso da exposição devem ser devidamente armazenados com os serviços da Levy Expo, não armazenados sob as mesas dos estandes, nos corredores ou atrás das cortinas. Não é permitida qualquer construção nas laterais das mesas dos estandes, nos corredores ou atrás das cortinas. Não é permitida nenhuma construção nos lados do estande que possa obstruir a vista dos estandes adjacentes. Durante o horário de exposição, os expositores são obrigados a não deixar os seus estandes sem vigilância. É proibido, durante a exposição, atribuir ou sublocar qualquer espaço atribuído. Os expositores são responsáveis pela obtenção de um seguro que cubra os bens do Expositor. Os expositores entendem que nem a LASA, nem o Centro de Convenções de Vancouver são responsáveis pelo fornecimento de seguros aos expositores.
Vendas e Impostos
Todos os expositores que realizarem vendas durante o Congresso serão responsáveis pela obtenção de uma licença válida e pela cobrança do imposto sobre vendas no Salão de Exposições. Os expositores são responsáveis por ter todos os requisitos comerciais e personalizados associados à cidade de Vancouver, no Canadá.
Segurança
A LASA providenciará segurança durante a instalação dos expositores, durante a desmontagem e quando o salão de exposição estiver fechado ao público. No entanto, a LASA e o Centro de Convenções de Vancouver não são responsáveis por nenhuma perda ou roubo de materiais dos expositores. A LASA e o Centro de Convenções de Vancouver não são responsáveis por avarias ou danos à propriedade dos expositores, empregados ou agentes devido a roubo, incêndio, acidente ou outras causas. O expositor isenta a LASA e o Centro de Convenções de Vancouver de quaisquer reclamações de qualquer tipo e natureza e concorda em indemnizar a LASA e o VCC contra quaisquer reclamações decorrentes das atividades do expositor, dos seus funcionários e empregados.
Funções Privadas
Os expositores não podem programar ou hospedar funções privadas, coquetéis, eventos especiais nem outras funções de hospitalidade sem o consentimento do Coordenador de Projetos Especiais. As funções sociais devem ser programadas e agendadas num horário e local que não interfira com as atividades da exposição.
Danos à Propriedade
O expositor é responsável por danos causados pelo expositor, agentes do expositor, empregados ou representantes ao chão, paredes ou colunas do edifício ou ao equipamento padrão do estande, ou a outros bens do expositor. É proibido utilizar qualquer tipo de tinta, laca, adesivo ou outros revestimentos para construir colunas, chão ou paredes, bem como para o equipamento do estande.
Trabalho
Todos os trabalhos para o espaço de exposição fornecido devem ser realizados pelo pessoal do sindicato com jurisdição local ou pelo seu próprio pessoal, que precisa ter uma identificação visível do estatuto da sua empresa. Os expositores têm a opção de utilizar os serviços da Levy Expo. A LASA não será responsável por nenhuma taxa ou encargo adicional por quaisquer serviços contratados pelo expositor.
Outros
Qualquer ponto não abrangido especificamente por estes regulamentos estão sujeitos à decisão da LASA. A LASA pode, a seu exclusivo critério, fazer alterações, emendas ou aditamentos razoáveis ao Regulamento do Contrato. A LASA notificará por escrito os expositores de qualquer alteração ou aditamento a estes regulamentos.